หลายครั้งเวลาเจอลูกค้า ดิฉันมักเริ่มต้นด้วยคำถามง่าย ๆ

“ช่วงนี้เป็นอย่างไรบ้างค่ะ?”

แทบทุกคนตอบด้วยรอยยิ้มปนเหนื่อย“ยุ่งมากกกกกกกกก”

ตารางแน่น อีเมลเต็ม ประชุมต่อประชุม งานด่วนแทรกเข้ามาไม่หยุด

เราจึงคุ้นเคยกับความรู้สึกว่ายุ่งตลอดเวลาและหลายคนก็เชื่อว่า ความยุ่งคือสัญลักษณ์ของการทำงานหนัก แต่คำถามที่สำคัญกว่าคือ ความยุ่งเหล่านั้น คือสิ่งที่สำคัญจริงหรือไม่?

ในโลกของการบริหารการเปลี่ยนแปลง แนวคิดหนึ่งที่ถูกพูดถึงมากคือคำว่า Wrong Urgency หรือ ความเร่งด่วนผิด ๆ มันคือภาวะที่คนในองค์กรดูเหมือนกำลังทำงานอย่างขยันขันแข็ง ทุกคนเคลื่อนไหวตลอดเวลา แต่พลังงานทั้งหมดถูกใช้ไปกับเรื่องที่ไม่ได้สร้างความก้าวหน้าที่แท้จริงผลลัพธ์คือ เรายุ่งมาก แต่สิ่งสำคัญกลับไม่คืบหน้า

ลองสังเกตวันทำงานของตัวเองดู เราอาจเริ่มต้นเช้าวันจันทร์ด้วยแผนว่าจะทำงานสำคัญบางอย่างให้สำเร็จ แต่พอเปิดคอมพิวเตอร์ อีเมลก็เข้ามาเป็น 10 ฉบับ ข้อความในแชตองค์กรเด้งขึ้นมาไม่หยุด แล้วก็มีประชุมที่ถูกนัดแบบเร่งด่วน กว่าจะรู้ตัวเวลาก็ผ่านไปครึ่งวันแล้ว งานที่ตั้งใจจะทำจริง ๆ ยังไม่ได้เริ่ม นี่คือภาพของ Wrong Urgency ที่เกิดขึ้นทุกวันในที่ทำงาน

สิ่งที่ทำให้ Wrong Urgency อันตราย ไม่ใช่แค่เรื่องของเวลา แต่คือ พลังงานทางความคิดของเรา เพราะทุกครั้งที่เราต้องสลับจากเรื่องหนึ่งไปอีกเรื่องหนึ่ง สมองจะใช้พลังงานมากกว่าปกติ การทำงานแบบกระจัดกระจายทำให้เรารู้สึกเหนื่อยเร็ว และสุดท้ายก็ไม่มีพื้นที่เหลือสำหรับการคิดเชิงลึก ดังนั้นงานที่ต้องใช้การคิดเชิงกลยุทธ์ การสร้างสรรค์ หรือการแก้ปัญหาจริง ๆ จึงถูกเลื่อนออกไปเรื่อย ๆ

ที่น่าสนใจคือ Wrong Urgency มักเกิดขึ้นในองค์กรที่มีคนเก่งและตั้งใจทำงาน เราเห็นภาพทุกคนตอบเร็ว อยากช่วยเหลือ อยากทำให้ทันแต่เมื่อทุกอย่างกลายเป็นด่วนไปหมด ความด่วนก็ทำให้สูญเสียโฟกัสกับสิ่งที่มีความหมายจริง ๆ

ลองถามตัวเองสามคำถามง่าย ๆ

1. วันนี้สิ่งที่สำคัญที่สุดของเราคืออะไร
   ไม่ใช่สิ่งที่เข้ามาเร็วที่สุด แต่คือสิ่งที่สร้างคุณค่ามากที่สุด
2. เรากำลังตอบสนอง หรือกำลังสร้างผลลัพธ์
   การตอบอีเมลหรือข้อความเร็วอาจทำให้เรารู้สึก productive แต่ไม่ได้แปลว่าเรากำลังขับเคลื่อนงานสำคัญ
3. สิ่งที่เรายุ่งอยู่ตอนนี้ จะยังสำคัญอยู่ในอีกสามเดือนหรือไม่

ผู้นำจำนวนมากค้นพบว่า ปัญหาไม่ได้อยู่ที่คนในทีมทำงานไม่หนัก แต่คือพลังงานของทั้งทีมกำลังถูกใช้ไปกับ Wrong Urgency

ในทางกลับกัน องค์กรที่ก้าวหน้าอย่างแท้จริง มักมีสิ่งที่เรียกว่า True Urgency มันไม่ได้หมายถึงการเร่งทุกอย่าง แต่คือการเร่งสิ่งที่สำคัญจริง มันคือความชัดเจนว่าอะไรคือเรื่องที่ต้องทำตอนนี้ อะไรคือเรื่องที่รอได้ และอะไรคือเรื่องที่ไม่ควรทำเลย

เมื่อองค์กรมี True Urgency การประชุมจะมีเป้าหมายชัด การสื่อสารจะสั้นลง และคนจะมีพื้นที่ในการคิดสร้างสรรค์มากขึ้น

สุดท้ายแล้ว ความท้าทายของการทำงานในยุคนี้ อาจไม่ใช่การทำงานให้หนักขึ้นแต่คือการกล้าที่จะหยุดถามตัวเองว่า

สิ่งที่เรากำลังยุ่งอยู่ทั้งวันนั้นกำลังพาเราไปข้างหน้า หรือแค่ทำให้เรารู้สึกว่าเราไม่หยุดนิ่ง เพราะองค์กรที่ยุ่งที่สุด อาจไม่ใช่องค์กรที่ก้าวหน้าที่สุด