รู้ไหมว่า ถ้านับจำนวนครั้งที่ผู้บริหารทั่วโลกตัดสินใจ พบว่าพวกเขาตัดสินใจมากกว่า 3 พันล้านครั้งในแต่ละปี

แต่ก็มีหลายครั้งที่ผู้บริหารมักจะตัดสินใจ “แบบอยู่ในถังขยะ” (Garbage-can Decision Making) 

การตัดสินใจแบบอยู่ในถังขยะ คือการที่ตัดสินใจโดยใช้ข้อมูลเยอะเกินไป ทำให้การตัดสินใจไม่มีประสิทธิภาพ

คุณเคยเข้าประชุมที่ต้องตัดสินใจอะไรบางอย่างแต่การประชุมไม่จบซะที เพราะผู้บริหารบอกว่า “ไปรวบรวมข้อมูลมาเพิ่มอีก ข้อมูลแค่นี้ยังตัดสินใจไม่ได้” ทั้งๆ ที่ข้อมูลกองเต็มโต๊ะ ไหม? 

หรือยกตัวอย่างให้ง่ายกว่านั้น หลายคนคงเคยเข้าแอพ Shopping Online สีส้มบ้าง สีม่วงบ้าง ไล่กดดูสินค้ามากมาย ร้านนั้นก็สวย ร้านโน้นก็ดี ร้านนี้ก็ถูก เลือกมาใส่ๆ ตะกร้าสินค้าไว้ก่อน แต่ยังไม่ตัดสินใจสั่งซื้อสักที จนบางคนตะกร้าสินค้าขึ้นว่าคุณมีของ 99+ ชิ้นแล้ว และวันสำคัญก็มาถึง เมื่อมีโปรส่งฟรีเป็นที่ล่อใจ คุณก็ดันเลือกไม่ถูกอีกว่าจะซื้อของจากร้านไหนเพราะกดใส่ตะกร้าไว้มากมาย สุดท้ายใกล้หมดเวลา เลยตัดสินใจเลือกแบบร้อนรน บางคนกดซื้อทั้งหมดทั้งๆ ที่ไม่รู้ว่าจะได้ใช้ไหม

นี่แหละคือการตัดสินใจแบบอยู่ในถังขยะ ขั้นตอนที่คุณเลือกสินค้าใส่ตะกร้า ก็คือขั้นตอนที่ค้นหาข้อมูลมาใส่ในถังขยะข้อมูลของคุณซึ่งเก็บสะสมข้อมูลไว้มากมาย พอถึงเวลาต้องเลือก กลายเป็นว่าไม่รู้จะตัดสินใจเลือกข้อมูลไหนมาใช้หรือตัดสินใจอย่างไรดี ไม่ใช่เพราะไม่มีข้อมูล แต่เป็นเพราะข้อมูลมีเยอะเกินไป

บ่อยครั้งในการทำงาน เรามีข้อมูลมากเกินความจำเป็นทำให้ตัดสินใจผิดพลาด เนื่องจากตกเป็นเหยื่อของการตัดสินใจ“แบบอยู่ในถังขยะ” (Garbage-can Decision Making) ซึ่งเป็นการตัดสินใจจากการรวบรวมข้อมูลเยอะๆ เพื่อประกอบการตัดสินใจ จนสุดท้ายเลือกไม่ถูกว่าจะใช้วิธีไหนเลยลงเอยด้วยการเลือกใช้ข้อมูลแบบไร้เหตุผล ทำให้การตัดสินใจไม่ดีเท่าที่ควร

Havard Business Review แนะนำวิธีตัดสินใจอย่างมีประสิทธิภาพ โดยใช้แนวทางที่เรียกว่า “Data Diet” หรือ การจำกัดปริมาณข้อมูล ซึ่งประกอบไปด้วย 4 ขั้นตอนสำคัญ

1 กำหนดขอบเขต – การกำหนดปัญหา กำหนดความต้องการ หรือใช้หลัก Why ในการถามตัวเองว่า “ทำไมถึงต้องการข้อมูลนี้” ก่อนที่จะเริ่มต้นค้นหาข้อมูล เพื่อให้รู้ว่าข้อมูลนี้จำเป็นต่อการตัดสินใจหรือไม่ ยกตัวอย่างเช่น หากต้องการซื้อเสื้อผ้าเพื่อใส่ไปงานแต่งงานในวันอาทิตย์นี้ ซึ่งมีธีมสีเขียว คุณก็สามารถกำหนดขอบเขตในการหาเลือกหาเสื้อผ้า ชุดสีเขียวสำหรับใส่ไปงานแต่งงานได้ตรงตามความต้องการ ไม่ต้องมีข้อมูลเยอะแยะที่ไม่เกี่ยวข้องให้รกสมอง

2 รวมเข้าด้วยกัน – จากนั้นแยกปัญหาหรือความต้องการออกเป็นส่วนย่อยๆ แล้วใช้หลักการคิดสังเคราะห์ (Synthesis) เพื่อนำทุกส่วนมาเชื่อมโยงกันใหม่ ยกตัวอย่าง คุณอาจจะแยกความต้องการออกเป็นส่วนๆ คือ เสื้อแขนสั้นสำหรับใส่ไปงานกลางคืนสีเขียว สูทสวมทับ กระโปรงยาว กระเป๋าถือ แล้วจึงนำกลับมารวมกันใหม่ให้เป็นภาพชุดไปงานทั้งชุด

3 สำรวจ – เป็นการต่อยอดความคิดเหล่านั้น โดยการสำรวจแนวทางในการแก้ปัญหาหรือตอบสนองความต้องการจากข้อมูลที่มี เช่น หลังจากได้ภาพชุดทั้งชุดที่ต้องการใส่ไปงานตามหลักการรวมเข้าด้วยกัน (ข้อ 2) แล้ว ก็ลองมองหาชุดที่คล้ายๆ กันอีกสัก 2-3 ทางเลือกเพื่อเป็นข้อมูลเพิ่มเติมประกอบการตัดสินใจ

4 ทดสอบ – เป็นขั้นตอนสุดท้ายในการตัดสินใจ เพื่อทดลองหรือทดสอบสิ่งที่คิดมาตั้งแต่ต้น หากเป็นการซื้อเสื้อผ้าในร้านค้าออฟไลน์ ก็หมายถึงการได้ลองเสื้อผ้านั้น แต่ถ้าเป็นการซื้อออนไลน์ ก็อาจต้องไปหาหน้าร้านที่พอจะลองชุดนั้นๆ ได้จริงๆก่อนกลับมาสั่งซื้อออนไลน์ต่อไป