การมอบหมายงาน มีปัญหา 2 ประการ ที่หัวหน้าส่วนใหญ่มักประสบพบเจอ
ปัญหาแรก เรียกว่า “สมอ” (Anchor) หมายถึง งานที่ควรมอบหมายให้ลูกทีมไปทำ แต่หัวหน้ากลับเก็บไว้ทำเอง ไม่ว่าจะด้วยเหตุผลใด เช่น หัวหน้าไม่ไว้ใจ ไม่เชื่อว่าลูกน้องทำได้ หรือเป็นงานสนุกที่หัวหน้าชอบ เลยขอเก็บไว้ทำเอง เป็นต้น
ปัญหาที่สอง เรียกว่า “บูมเมอแรง” (Boomerang) หมายถึง งานที่มอบหมายให้ลูกน้องไปแล้ว แต่สุดท้ายหัวหน้าเอากลับมาทำเอง ไม่ว่าจะด้วยเหตุผลใด เช่น ลูกน้องทำได้ไม่ถูกใจ ลูกน้องทำไม่ทันเวลา หรือมอบหมายไปแล้วแต่ไม่ทำซะที เป็นต้น
ทั้งสมอและบูมเมอแรง ทำให้ประสิทธิภาพในการทำงานของหัวหน้าลดลง เพราะต้องแบกงานที่ลูกน้องควรเป็นคนทำ เอากลับมาทำเอง เป็นเหตุให้หมดเวลาไปกับการทำงานของลูกน้อง แทนที่จะทำหน้าที่ของหัวหน้า
ลองสำรวจดูซิว่า บนโต๊ะของคุณตอนนี้ มีสมอและบูมเมอแรง อยู่กี่อัน ?
หาทางคืนสมอและบูมเมอแรงให้ลูกน้องกลับไปบ้าง จะได้มีเวลาไปทำสิ่งที่มีประโยชน์และคุณเท่านั้นที่ต้องเป็นคนทำ ให้มากขึ้น
ในขณะเดียวกัน ต้องเรียนรู้ที่จะมอบหมายงานให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น สมอกับบูมเมอแรง จะได้ไม่กลับมาสุมอยู่ที่โต๊ะทำงานของคุณอีกต่อไป
วิธีการมอบหมายงานที่ดี มี 6 ขั้นตอน ประกอบด้วย
- ระบุงานที่ต้องการมอบหมายให้ชัดเจน- การมอบหมายที่ดี ต้องมอบทั้งงานและอำนาจในการตัดสินใจ จะได้ไม่ต้องกลับไปกลับมาหลายรอบ เช่น มอบหมายให้ไปประชุมแทน ก็บอกให้ชัดเจนว่าหากต้องตัดสินใจในที่ประชุม ให้ทำอย่างไร ตัดสินใจเลยหรือรับกลับมาคุยกันก่อน เป็นต้น
- เลือกคนที่ต้องการมอบหมายให้ดี- ดูทั้งความรู้ความสามารถ (Can) และความสนใจใส่ใจอยากทำ (Want) รวมทั้งอธิบายด้วยว่าเหตุใดจึงต้องเป็นเขาหรือเธอที่ทำงานนี้ จะได้ไม่ต้องไปคิดไปตีความเอาเองว่า “หาใครไม่ได้ ก็มาลงที่ตรูอีกแระ”
- กำหนดเป้าหมายความคาดหวัง หรือความสำเร็จที่ต้องการเห็นให้ชัดเจน – เช่น มอบหมายให้ไปทำรายงาน ก็ต้องระบุให้ชัดว่าหน้าตาของรายงานที่อยากได้ เป็นอย่างไร จะได้ไม่ต้องทำมามากจนเกินความจำเป็น หรือทำมาน้อยเกินไปจนต้องกลับไปทำใหม่ รวมทั้งแชร์ข้อมูลที่เกี่ยวข้องให้ทราบ จะได้ไม่ต้องเสียเวลาไปงมเข็มในมหาสมุทร
- พูดคุยถึงปัญหาหรืออุปสรรคที่อาจพบเจอเมื่อลงมือทำจริงและแนะนำแนวทางในการป้องกันหรือแก้ไขปัญหาไว้ล่วงหน้า นอกจากจะเป็นการเตรียมความพร้อมก่อนลงมือทำแล้ว ยังเป็นการบริหารความรู้สึก ไม่ให้ผู้ที่ได้รับมอบหมาย ตื่นตระหนกจนเกินไป เมื่อเจอปัญหาหรืออุปสรรค
- กำหนดเวลาในการติดตามความคืบหน้าเป็นระยะ ๆ- อย่าปล่อยให้เวลาล่วงเลยไปนาน ผ่านไปสัก 15-20% ของความคืบหน้าในการทำงาน ก็ควรนำมาอัพเดทกันสักครั้ง นัดหมายไว้ล่วงหน้า ลูกน้องจะได้ไม่รู้สึกว่าหัวหน้าล้วงลูก
- ติดตามเฝ้าดูอยู่ห่างๆ- คอยสนับสนุน และให้ข้อมูลป้อนกลับ (Feedback) เมื่อทำงานเสร็จ หากดีก็ชมเชย หากไม่ดีก็แนะนำว่าควรทำอย่างไรให้ดีขึ้น
นี่คือ 6 ขั้นตอนง่ายๆ ที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการมอบหมายงานให้ดีขึ้น
