ผมบินไปจาการ์ตาเมื่อสัปดาห์ที่ผ่านมา องค์กรยักษ์ใหญ่แห่งหนึ่งให้ช่วยไปดูการนำเสนองานของ Talent จากโครงการที่ทำร่วมกันไว้เมื่อปลายปี

“อาจารย์มีความเห็นอย่างไรครับ?” What do you think Dr. Thun? ผู้อำนวยการอาวุโสถามผม

“ขอบคุณมากครับที่เชิญผมมาวันนี้ จากที่ได้ดูทุกกลุ่มพรีเซ้นท์ไป ผมอยากจะเล่าถึงกฎ 7770 ให้ฟังสักหน่อย น่าจะเป็นประโยชน์”

ทุกคนในห้องขยับนั่งตัวตรงอย่างตั้งใจฟัง ไม่มีใครไม่ชอบเทคนิกใหม่ โดยเฉพาะที่เป็นตัวเลขจำง่ายๆ

7 แรก หมายถึงเจ็ดวินาที It takes seven seconds for the audience to form an impression of the presenter

เพราะสมองต้องทำงานกับข้อมูลมากมาย ดังนั้นมันจะพยายาม ‘ลัดคิว’ ให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ เมื่อได้รับข้อมูลเพียงเล็กน้อย มนุษย์จะตัดสินใจไปแล้วว่าสิ่งที่เราเห็นตรงหน้านั้นหมายความว่าอย่างไร

สำหรับการนำเสนอนั้น ภายใน 7 วินาทีแรก คนฟังของคุณจะตัดสินเรียบร้อยแล้วว่าคุณเป็นอย่างไร จากวิธีพูด จากน้ำเสียง จากเรื่องที่เลือก จากสไลด์ที่เห็น

“So knowing this, what are the potential items that your audience can use to judge you?”ผมถามคนในห้องว่า พวกเขาต้องคิดถึงสิ่งใดบ้างในการสร้างประโยชน์จากเจ้าเจ็ดวินาทีที่ว่านี้ให้ดีที่สุด

“My voice” “My confidence” “My attire” “My presence” เป็นหลายๆคำตอบกลับมา ผมเตือนพวกเขาว่าต้องเช็คโทนสีและภาพที่เลือกใช้ รวมถึงชนิดและขนาดของตัวอักษรด้วย สิ่งเหล่านี้ล้วนมีผลต่อการเก็บข้อมูลของสมองในเจ็ดวินาทีแรกนั้น

7 ที่สอง หมายถึงกติกา 7±2 ของนักจิตวิทยา George Miller (1965) ซึ่งอธิบายถึงความจำกัดของความทรงจำระยะสั้น Short term memory ของสมอง แปลว่าเราไม่สามารถจำอะไรได้มากกว่า 7 อย่าง ดังนั้นผู้นำเสนอต้องพยายาม ‘ช่วย’ คนฟังให้เข้าใจสิ่งที่เราจะบอกให้มากที่สุด

สิ่งหนึ่งซึ่งผมได้เรียนรู้สมัยเริ่มทำงานด้านธุรกิจคือ การเล่าเรื่อง กับการนำเสนอ ไม่เหมือนกัน การเล่าเรื่องมักใช้วิธีกั๊กความน่าสนใจ(หรือประหลาดใจ)เอาไว้ตอนท้าย มีการปูพื้นเรื่อง แนะนำตัวละคร ดำเนินเรื่อง กว่าจะรู้ว่าคำตอบเป็นอย่างไรต้องรอตอนจบ

แต่การนำเสนอในเชิงธุรกิจ ผู้บริหารส่วนมากไม่มีเวลาและไม่มีสมาธิจะนั่งฟังอย่างนั้น เราจึงต้องบอกเลยตั้งแต่แรกว่าวันนี้จะพูดอะไร เช่นการมี Executive Summary ไว้เป็นสไลด์แรก ไม่ต้องอารัมภบทนาน ไม่ต้องซ่อน ไม่ต้องกั๊ก ให้คนฟังตัดสินใจเองแต่แรกว่าสิ่งที่เราจะพูดต่อไปนั้น สำคัญเพียงพอกับเวลาองค์กรหรือเปล่า

ในวันนั้น ผมแนะนำเทคนิค Action Title ให้กับคนในห้องไป นั่นคือหัวสไลด์ของเราควรจะบอกคนฟังไว้เลยว่า สไลด์นี้หมายความว่าอย่างไร อย่าแค่จั่วกลางๆไว้ให้คนฟังตีความเอาเอง เพราะจะโหลดสมองเขาเกินไป

เช่น แทนการเขียนหัวสไลด์ว่า “Sales growth trends over the past two years” อัตราการเติบโตของยอดขายสองปีที่ผ่านมา ซึ่งไม่รู้ว่าคนเขียนจะสื่อความหมายว่าอะไร ก็เขียนบอกไปชัดๆ เลยว่า “Sales growth trends have stagnated over the past two years” อัตราการเติบโตของยอดขายสะดุดมาสองปีแล้ว

ส่วนสุดท้ายคือตัวเลข 70 หมายถึง สมองจะประมวลข้อมูลส่วนใหญ่ 70% จากสิ่งที่คุณไม่ได้พูดnon-verbal ดังนั้นผู้พูดต้องให้ความสำคัญกับสื่อการพูดอย่างมาก ควรจะมากกว่าสิ่งที่พูดเสียอีก

การทำเอกสารประกอบ จึงควรคิดเสมือนการเขียนหนังสือ ไฟล์ควรจะอ่านรู้เรื่องได้ด้วยตัวมันเอง มีทั้ง Horizontal และ Vertical logics แม้ผู้เขียนไม่มายืนอธิบาย คนฟังก็ควรเข้าใจได้ดี

แต่การนำเสนอของหลายคน มักใช้วิธีเปิดสไลด์แล้วอธิบายปาวๆ หวังว่าคนฟังจะมีสมองที่สามารถตั้งใจฟังแล้วทำความเข้าใจในสิ่งที่เราพูด

หารู้ไม่ว่า พวกเขากำลังสอบตกกฏ 7770 ครับ!